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有效的會議

如要會議能進行得順利，節奏明快，主席固然功不可沒，但亦不是單靠他一人的力量便可達致，而是所有與會者通力合作的成果。試想，如果在會議中，許多人遲到早退，報告和討論時大家東拉西扯，或七嘴八舌，或喋喋不休，或打岔離題，或噤若寒蟬，則任你主席技巧再高，也需出盡九牛二虎之力，才可將會議進程納入正軌；反之，如果大家都認識一些開會的基本技巧，進退有節，這樣不但會議進程會較為暢順，即使主席功力平平或當日不在狀態，與會成員也可互相補足，使會議順利進行。因此筆者認為開會技巧不但主席要熟悉，與會成員最好也能熟悉。當然，凡是技巧都需要經過反覆練習，才會熟能生巧，「開會」技巧亦不例外，我們才能夠越做越好的。

魚骨圖的成因分析對於增進會議效率，是一個相當簡單且有效的原則方法，其原則主要把開會分成四個步驟。第一，找出今天開會要討論的問題是什麼。有了清楚的討論焦點，才能避免漫無目的 的瞎扯閒聊，也才能在話題偏離的時候趕快拉回焦點上。第二，找出造成這個問題的原因。知道問題是什麼之後，再來就是找出原因，讓大家各自提出不同觀察，想辦法找出哪個環節出了錯。第三，找出解決問題 的可能方案有哪些。了解問題是怎麼形成之後，自然就可以對症下藥， 提出可能的解決方案。解決的方式當然不可能只有一種，大家各自提出想法，提供參考。第四，決定目前最適當的解決方案。雖然可以解決的方法可能不只一種，但是，在考慮執行可行性、時間、資源等等壓力後，可能只有一種方法可以拿來因應眼前的問題；而找這麼多人一起來討論，就是要讓不同部門、不同執行者一起考量這些因素後，決定出最佳的解決方法，這也是開會的目的。

舉例來說學校為一個教育機關，這麼多計劃要討論，開會當然是不可避免的，因此，提高會議效率當然也就是提高學校教學成效品質的重要方法。而上述成因分析法的四步驟其實有個很簡單的原則，那就是聚焦、收集各方觀察與意見、選擇因應方法決定對策。希望大家可以依據這個簡單原則，不僅用在會議上，也應用在自己平時的工作方法上，相信不僅工作效率會提升，也讓自己工作起來更輕快有活力。

會議中的討論要能集思廣益，刺激思維創意；又可溝通訊息，不清楚的可以即時澄清；在協調、討論之後，問題便得以解決，團體就運作暢順，工作也能周詳地開展。反之，沒有結論、沒有成果、漫無目的和方向的會議，令人避之唯恐不及！有效率地開會，相信是所有與會者的渴望！